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Legal Project Management, la construcción de una óptica de gestión de proyectos legales
marzo 10, 2020

Hoy en día los recursos como el tiempo y capital son cada vez más valiosos y da la impresión que son más limitados por lo que siempre se busca la forma de optimizarlos en nuestras ejecuciones diarias. Sin embargo ¿cómo podemos generar una correcta asignación de recursos para cada proyecto, tomando en cuenta que en el día a día siempre surgen nuevas actividades? Es en este momento que surge la necesidad de poder gestionar los proyectos de una forma más innovadora. En el ambiente legal existen las mismas problemáticas y necesidades a ser resultas. Los abogados que han tenido que participar y ejecutar proyectos legales de gran magnitud pueden relacionar y conocer el nivel de planificación que esto conlleva, y asumiendo el mejor de los casos cuando ha existido algún mecanismo de planificación, caso contrario se resuelven las actividades solo para “apagar incenidos” laborales según surgen sin contar con ningún filtrado de proyecto o lineamiento. Muchas firmas reconocidas en el mercado están empezando a utilizar la gestión de proyectos en casos legales para ofrecer mejores resultados a sus clientes. Pero ¿qué es concepto del Legal Project Management y qué ventajas crea para los equipos jurídicos que logran implementarlo? El término Legal Project Management (gestión de proyectos legales) se usa para referirse a la aplicación de técnicas de gestión de proyectos en un contexto legal para desarrollar un determinado servicio o producto y poder entregarlo de forma eficiente al cliente.

La finalidad de utilizar esta técnica de lineamientos para ejecutar proyectos es para poder mejorar los resultados del proyecto, gestionar riesgos, reducir costes y predecir de mejor manera los cronogramas de tareas y entregables. Por lo tanto, mientras más cuidadoso sea el proceso de planificación y la estandarización del mismo, más óptimos y percibibles serán los resultados. De esta forma, Lograr definir los objetivos del cliente y trabajar a través de una metodología clara, permite aterrizar requerimientos de manera más eficiente y esto resulta esencial para poder construir un marco lógico de ejecución, evitar los reprocesos y el malgasto de recursos. Con el proceso de gestión adecuado y estandarizado (que sea de entendimiento común entre todos los colaboradores) los proyectos se hacen mucho más sencillos de gestionar y el riesgo de mala praxis se reduce dramáticamente.

De esta forma podemos definir cuatro etapas esenciales en el proceso de Legal Project Management: Admisión, planificación, ejecución y revisión. Por un lado contamos con la etapa de “admisión”, la cual hace referencia en establecer un nuevo proyecto, definir sus objetivos y asignar recursos necesarios para llevarlo a cabo. En este momento se realiza el levantamiento de petición legal para alinear los requerimientos con el responsable a ejecutar el plan. El documento de levantamiento de requerimiento proporciona la información necesaria para  así poder delimitar la magnitud del proyecto por adelantado, esto nos da la ventaja de tener información que usaremos más adelante para formar el resto del plan.

Posteriormente entramos a la etapa de “planificación” en donde se debe definir los requerimientos del cliente, medir la magnitud del proyecto, desarrollar objetivos, establecer un periodo de tiempo y asignar un presupuesto realista. Una vez se han escrito los puntos básicos del proyecto, es el momento de empezar a planificar los puntos específicos. Este plan define qué hay que hacer y quién va a hacerlo y cual es la hoja de ruta de acción, estableciendo los plazos adecuados para cada actividad. Una vez comprendido el alcance del proyecto se analiza recursos y si es necesario externalizar esfuerzos.

Realizada la planificación adecuada, se empieza la etapa más crítica, la ejecución. Monitorear el proyecto de inicio a fin, realizar seguimiento
constante del uso de recursos tanto físicos como financieros, diseñar una metodología y analizar el resultado de las tareas, resulta crucial para evitar reprocesos y poder identificar a tiempo cualquier desviación negativa en la hoja de ruta planteada. A lo largo de la ejecución se pretende poder seguir con el plan, monitorear el estado de las actividades, gestionar riesgos y retrasos, programar reuniones clave para el avance y apoyarse en Legal Tech.

Por último se empieza con la etapa de revisión en la que, previamente, se establecen supuestos o parámetros de calificación para evaluar los resultados, valorar los éxitos o fracasos e identificar áreas de mejora. Es conveniente realizar esta etapa dentro de los primeros 15 a 30 días tras completar el proyecto para poder comentar el proyecto mientras todavía lo tienes fresco en la mente.

En un mercado laboral tan saturado, el legal project management es un diferenciador que permitirá generar ventajas competitivas en la ejecución de servicios legales. El lineamiento de legal project management permitirá construir un orden y estructura para proyectos, una vez validado la implementación en algún proyecto, se podrá estandarizar la práctica como una metodología propia para proyectos futuros.